秘書募集の際は、すでに秘書としてのスキルが充分に備わった経験者を求めるケースが多くなります。
しかし、一方で「未経験者でも可」という秘書募集もあります。
これは、「即戦力」を採用して入社直後からバンバン仕事をこなしてほしいのか、
それとも、相応の教育システムや秘書経験者（先輩）のもとで、その企業独特のやり方を学んでほしい場合か、
大きく2つに分かれるからです。
後者の場合であれば、未経験者の応募もＯＫ。ただその際は、往々にして倍率も高くなりがちです。
今回は、未経験でも秘書として採用されるための具体的なノウハウについて解説していきます。
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秘書未経験でも、持っているスキルを武器にできます
秘書の仕事内容は非常に多岐に渡るため、必要となるスキルも幅広いものが求められます。
コミュニケーションスキル
秘書の代表的な仕事の一つは、来客対応・電話応対など。時には上司に代わってメールや郵便物の返信をすることもあります。
社内外問わず常に誰かと接することとなり、TPOをわきまえたコミュニケーションスキルが必要となります。
秘書として担当する上司の役職が高いほど、相手の方も相応のエグゼクティブとなってくるため、常に粗相のないもてなし・サポートを行わなければなりません。
冠婚葬祭やお中元・お歳暮の手配といった、広く交際関連の業務を任せられることも少なくありません。
前職で接客や営業の経験がある方であれば、人との接しかたは慣れていることでしょう。
時には上司の代理で各種催しに出席することもあるため、ビジネスパーソンとしての一般常識はもちろん、これまでにも増して「礼を尽くす」ことに配慮する必要があります。
スケジュール管理能力
担当上司のスケジュール管理も必須項目です。
上司が参加する会議や会合などの予定を、着実に先方と擦り合わせて調整していきます。
スケジュール管理と一言で言っても、移動手段や交通費、トラブル時の回避対策、上司の体調の把握など、押さえておくべき内容はとても多いもの。
単にスケジュール帳に書き込むだけの仕事ではありません。
スケジュール管理ソフトや各種アプリなど、効率良く正確にデータ管理できるガジェットやソフトを使いこなすことも重要となってきます。
事務処理能力
各種の挨拶状や礼状、会議や商談に用いる文書の作成も手掛ける場合があるため、WordやExcel、Powerpointなどのスキルもあれば有利になります。
事務職や営業（アシスタントなど）の経験者なら、使いこなせる人も多いでしょう。
秘書が、担当する上司に関するすべての事務処理を行うわけではありませんが、社内のもっとも近い立場で接することになるわけですから、上司の行動に伴う事務手続き全般は把握しておく必要があります。
機密保持能力
「機密保持能力」と書いてしまうと大げさかもしれませんが、秘書として大事な要素の一つです。
秘書は上司の様々な場面に付き添い、マネジメントをサポートする立場でもあります。決して外に漏らしてはならない事柄も数々出てきます。
口の堅さはもちろんですが、その場、その瞬間の判断能力や、総合的な視野でベストの選択は何かをチョイスする判断力も同時に必要となってきます。
（未経験の面接時に、そこまで求められるのはまれかもしれませんが…）
ただ明るくはきはきした印象を打ち出す人よりも、一歩引いたスタンスで冷静に物事を見極められるような、理知的な印象の方が好まれることになります。
上司のかなり深い部分まで関わる可能性は常にある、ということを理解しておくのが前提です。
人物重視の傾向が強いのも秘書募集の特徴
秘書募集に関しては、書類選考を通過したあとの面接が何より重要になります。
秘書という仕事が他の職種と大きく異なる点は、会社員でありながら主要業務は「個人」に関わるものであること。
つまり、担当する上司との関係づくりが重要なポイントであり、そこでは人柄・容姿・印象・性格など、スキル以外の「人物そのもの」を見極められることが往々にしてあるからです。
たとえば「秘書」という職種を持たない企業では、事務職の中からその役割を選ぶことになります。
その際はビジネススキルやコミュニケーション能力の他に、「気が利いている」「笑顔で応対できる」といった、その人の人柄や性格を重視する傾向が見られます。
それらの傾向は、未経験の秘書募集をしている企業にも当てはまるところが多いのです。
未経験の人は、実績が豊富な秘書経験者にはスキル面で大きく遅れを取っていることでしょう。ただ、笑顔が自然で他人との良好なコミュニケーションが築けるなら、時にはそんなポイントが多くの秘書スキルよりも優位に立つこともあり得るのです。
いつも明るく仕事をしている、清潔感がありスマートな印象を受ける、そういった「性格」「人柄」「イメージ」という要素も、未経験であることをカバーできる大事な要素なのです。
秘書への転職。面接時のよくある質問＆具体的回答例
秘書の実績がない人でも採用の対象となるのは、上記のような人柄重視の面接で優れた人材をすくいあげるためです。
では、どのような質問が面接時に投げかけられるのでしょう。ここでは具体例を挙げて解説していきます。
秘書の経験はなくても、秘書として役立てられるような業務の経験はありますか？
事務職を長く経験しており、パソコン操作やビジネスソフトは問題なく扱えます。会議の資料や企画書などプレゼンで映える文書の作成も担当していました。
また、営業のアシスタントとしてプロジェクトの進捗管理も経験があり、上司のスケジュール管理にも役立てられることは多いと思います。
自分の実力をアピールすることは重要です。ただ秘書という職種である以上、常に上司を立てることを優先する立場にあるため、あからさまな自己アピールは時に不利に働いてしまいます。
まずはさりげなく、しかし説得力ある具体例などを挙げながら、これまでの経験を訴求していきましょう。
例にあるように、事務仕事のスキルはそのまま活用できる部分が多いです。
またアシスタント的な役割でも、後方支援という形でプロジェクト全体を見ていた、という具合に説明できれば、プラスの印象を与えられます。
秘書として仕事をしていく上で、大事なことは何だと思いますか？
常に自分を成長させることが大切だと考えます。御社では英語力の向上が不可欠となりますので、ＴＯＥＩＣ７００点を目指して勉強中です。
そして、未経験で秘書になるので、業務知識はもちろん、上司となる方の基本的な考え方や姿勢をしっかりと理解して、私自身の成長にもつなげていきたいです。
秘書募集に限らず、仕事への意欲を尋ねる際によく聞かれる質問です。特に秘書の場合は、コミュニケーションスキルを図るためにひんぱんに問われる項目です。
その場で答えるには少し厳しいため、あらかじめ自分の答えをまとめておく必要があります。
取り組むべき姿勢、よりスムーズに仕事をしていくために準備すべきこと（今回の場合は英語勉強）を、シンプルに伝えたいところ。
自分の言葉で、実際に採用となってからの抱負も込めてアピールしましょう。
冠婚葬祭のマナーについて、今の自分は充分だと思いますか？
はい。前職では慶弔関連のことも担当しており、表書きなどにも留意して手配や手続きを進めてきた経験があります。
冠婚葬祭のマナーは社会人として必須ですので、基本は勉強していますが、今も事前の準備や復習をしっかりと行って、万一の失礼がないようにしています。
仕事をする上で必ず求められる内容は、聞かれる前提で面接に臨みましょう。
秘書募集であるなら、慶弔マナーや各種手続きなどはごく基本的なスキルとなるため、知っていて当然というレベルです。
社会人としての習熟度を確認することにもなるため、もしも自信がない場合は一通りのことを勉強しておくことをお勧めします。
「充分とは言えないかもしれませんが…」といった謙遜は、この場合は逆効果になります。
面接時には、たとえ一夜漬けの知識でも、堂々と話せるように準備を怠りなくしておきましょう。
未経験でも秘書検定は取っておくべき？
学生時代に秘書検定試験を受け、秘書の資格を取得している人も大勢います。
秘書になろうとしている人ばかりではなく、広くビジネスマナーや一般常識を身に付けることができるため、人気の資格の一つです。
秘書検定の内容
秘書検定（秘書技能検定試験）は、文部科学省後援のもと、公益財団法人実務技能検定協会が実施しています。
民間資格ですが、社会的な信頼度は高めの資格です。2006年までは文科省認定試験でした（現在は後援）。
受験級は1級、準1級、2級、3級、の4つに分かれています。
資格は履歴書にも書くことができ、アピールするポイントにもなります。
ビジネスシーンでの正しい敬語や立ち居振る舞い、実務で生かせる電話応対や文書作成など、検定合格を目指す過程で様々なビジネススキルを身につけられるのも大きな魅力。
秘書としての実際のキャリアはなくても、秘書検定を持っていればかなりのアドバンテージになります。
必ずしも必須の条件ではありませんが、どうしても秘書に転職したいという思いがあるのなら、秘書検定の取得を目指すことは有効な近道となり得ます。
秘書への転職で面接をお断りしたい時は
いざ秘書への転職活動をはじめて応募企業から面接の連絡をもらったけれど、いろいろな事情でどうしても面接や選考を辞退したい時は、なるべく早めに担当者へメールを入れましょう。
＜面接辞退のお願い：例文＞
お世話になっております。
○月○日○時より採用面接のお時間を頂戴しております山田と申します。
この度、諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、面接の調整をしていただき誠に心苦しく存じますが、大変申し訳ございません。
何卒ご了承いただきますよう、お願い申し上げます。
（署名）
丁寧な文面で、これまで面接の調整などに尽力していただいたことへの礼を忘れずに加えておきましょう。
メールでは詳しい辞退の理由は書かなくても大丈夫です。その後辞退の理由についてなど、聞かれることはまずありませんが、万が一質問された場合でも無難な回答をしておきましょう。
（例：他社で採用が決まり、熟慮した末にそちらでお願いすることに…など）
未経験で秘書に転職したいなら効率的な情報収集は必須です
未経験の分野だと、自分一人ではどうしても対策や準備が不十分になってしまいます。
未経験可の募集であっても、当然経験者も数多く応募してくるため、その分のハンデをそのまま面接に持ち越してしまっては、勝ち目は限りなく少なくなります。
不利な状況をクリアし、秘書への転職を成功させるには、秘書という仕事への知識が豊富で各企業の情報にも精通した、プロフェッショナルなパートナーを持つことが、何より重要となるのです。
転職のプロである転職エージェントは、秘書へのキャリアチェンジを強力に後押ししてくれる、非常に頼りになる存在です。
転職の成功率をよりアップさせるには、まずは自分という人間をキャリアアドバイザーに理解してもらうこと。
ぜひ一度面談を受けてみて、あなたにぴったりの求人情報を紹介してもらいましょう。
自分の未来は、仕事で変えることができます。最高の転職を実現して、もっと幸せな明日をかなえていきましょう。